Buďte pánem svého času
Unavení manažeři, kteří nemají ani minutku nazbyt, pracují přesčas a osobní život téměř neznají jsou už dnes „out“. Velmi často skloňovaným výrazem především na vrcholových pracovních pozicích se totiž stal time management. Současné trendy v řízení podniků tak přejí plánování, rozvaze a práci pouze pod mírným tlakem. Naučte se s námi ovládnout svůj čas na práci a mít tak více času pro sebe a rodinu.
Proč je time management tak důležitý?![Nechte své hodinky v klidu.](/poradna/img/2008/05/33.jpg "Nechte své hod
Proč je time management tak důležitý?
Schopnost zvládat negativní emoce či osmělit si dovednosti prezentační a komunikační, to jsou nyní spolu s time managementem jedny z nejrozšířenějších názvů manažerských kurzů.
Time management znamená umět správně, racionálně a efektivně řídit svůj čas. Pomocí rozplánování doby na práci docílíte zkvalitnění svých výkonů. Tím pádem z Vás také opadne značná míra stresu. Time management je nepostradatelnou dovedností pro každého dobrého vedoucího pracovníka. Po jeho zvládnutí budete moci nenápadné (a přitom tak často používané) „nestíhám“ téměř vypustit ze svého slovníku.
Kde začít?
Pocit, že máme příliš mnoho povinností a málo času na jejich splnění, známe snad úplně všichni. Přitom existuje několik jednoduchých rad, jak tuto situaci rychle zlepšit:
Nemusíte si vše pamatovat
Diář by měl pro Vás být naprostou nezbytností. Zaznamenávejte si do něj ihned vše, co musíte splnit. Jakoukoli schůzku, termín dokončení zadaného úkolu, cokoli, co slíbíte apod. Uleví se vaší hlavě a na nic nezapomenete.
Plánujte
Vytvářejte si denní, týdenní, případně i stručné roční plány. Záleží především na práci, kterou vykonáváte. Je-li například její struktura postavená na vypracovávání zadaných projektů, pak si každý úkol dopředu analyzujte. Sepište si všechny kroky, kterými budete muset projít a rozvrhněte si je pak do diáře či kalendáře. Termíny si vždy určete tak, aby bylo ve Vašich silách je dodržet, ale zároveň časem neplýtvejte. Nechte si však také dostatečnou dobu na závěrečnou kontrolu před odevzdáním.
Neokrádáte se o čas?
Pokud využíváte přístupu k telefonu či na internet v pracovní době k vyřizování svých osobních záležitostí a pak se divíte, že nestíháte, je to jen Vaše chyba. Stejným zlodějem času jsou i rozhovory se spolupracovníky. Snažte se proto takových lákadel na pracovišti vyvarovat a soustředit se na své povinnosti. S kolegy pak raději zajděte občas někam posedět po práci.
Využíváte vhodnou metodu?
Velký vliv na efektivitu práce má způsob, jak ji vykonáváte. Zamyslete se nad jednotlivými položkami své pracovní náplně. Nelze některou z nich řešit jednodušší a rychlejší metodou? Neusnadníte si pozici v zaměstnání zvýšením své kvalifikace? Může jít například o znalost novějšího programu na počítači, psaní na stroji apod.
Potřebujete si rychle doplnit vzdělání?
Chybí Vám například znalost nějakého jazyka, či jiná dovednost? Rozhodně se vyplatí prozkoumat různé nabídky vzdělávacích center. Mnoho z nich už dnes nabízí optimální kurzy pro zaneprázdněné vedoucí pracovníky, i to je součástí time managementu.
Neztrácejte čas s dlouhotrvajícími semináři, když můžete cíle takového kurzu dosáhnout někde jinde mnohem rychleji. Bude to sice vyžadovat více píle a sebezapření, ale vrátí se Vám to.
Několik dalších tipů
Už jsme zmínili, že je dobré si vytvářet (splnitelné) časové plány do budoucna. Na nic nezapomenete, vyhnete se časovému skluzu a budete mít dobrý pocit při odškrtávání jednotlivých splněných položek. Ze zkušeností odborníků na time management vycházejí také následující rady:
-
Určete si prioritní úkoly, které musíte daný den za každou cenu splnit. Těmi vždy začněte a až ve zbývajícím čase se věnujte záležitostem méně důležitým.
-
Vždy se soustřeďte jen na jednu věc. Rozplánujte si rozvrh tak, aby se daly jednotlivé úkoly plnit postupně (od nejdůležitějšího).
-
Naučte se efektivně plánovat ať tím paradoxně nestrávíte zbytečně mnoho času. Zvládejte rychlou analýzu jednotlivých kroků zpracování nových projektů. Při psaní rozvrhu pak například používejte zkratky pro často používané postupy, typy úkolů apod. Je také vhodné si ke každé záležitosti poznamenat, kolik času s ní můžete maximálně strávit.
-
Vždy si nechávejte určitou časovou rezervu pro případ neočekávatelných událostí. Může jít například o změnu v zadání úkolu či nějaký nepředvídatelný problém při jeho vypracování.
-
Snažte se mít ve své práci systém. Dodržujte určité zaběhnuté a osvědčené postupy při vypracování běžných úkolů. Nebudete tak zbytečně ztrácet čas a zbude Vám ho více na mimořádnější projekty. Hodně využívané příručky mějte vždy při ruce, každý nový dokument zakládejte ihned na správné místo apod.
Více času na rodinu a záliby
Díky organizování svého času už nebudete otrokem Vašich povinností a stanete se poměrně jednoduše svým pánem. Potřebný čas se nedá natáhnout, proč ho ale nevyužívat co nejúsporněji?
Klidně si vytvořte i svůj vlastní systém odměn, práce Vám pak půjde lépe od ruky. Vy pak budete moci strávit delší dobu se svou rodinu. Zaměstnání Vás přestane okrádat o čas na záliby či tak potřebný odpočinek. Příjemnou změnu pocítíte také snížením pracovního stresu, který se může negativně projevovat i v osobním životě.
Naučte se tedy řídit svůj čas. Zefektivníte tak své pracovní výkony, čímž zvýšíte šanci na povýšení. Zároveň si ale zkvalitníte svůj osobní život.