Manažerské schopnosti: Dobře zvládnutý time management
Pozdní příchody, přesouvání jedné schůzky za druhou, odkládání úkolů. Poznáváte se? Potom je možná i vaším problémem to, že si neumíte zorganizovat čas. Jak naplánovat práci, abyste stihli to, co potřebujete a zároveň se vyhnuli stresu? To se dočtete v našem článku…
Co vlastně znamená Time management?
Hlavní náplní Time managementu je zefektivnit řízení vlastního času. Pro některé lidi není podstatné to, jak dlouhý je jejich den. Jisté je totiž jedno: Nikdy nestíhají splnit úkoly ve stanoveném termínu. Pokud je to i vaše zkušenost, možná jen patříte mezi ty, kteří si neumí efektivně naplánovat vlastní čas.
Time management by měl dát návod, jak oddělit podstatné od nepodstatného a realisticky zorganizovat práci. Jeho zásadami se přitom můžete řídit jak v profesním, tak také v osobním životě. Pokud byste se ve svém plánování totiž zaměřili jen na pracovní povinnosti, může se stát, že sice budete mít dost času na práci, zároveň však budete zanedbávat rodinu.
Nechtějte stihnout úplně vše
Otázkou, kterou si zdaleka nekladou jen řídící pracovníci, zůstává: „Jakým způsobem mohu zvládnout vše?“ Odpověď je jednoduchá. Nikdy nemůžete stihnout udělat úplně všechno, protože to zkrátka není v lidských silách.
Snaha zvládnout příliš mnoho úkolů je pravděpodobně hlavním důvodem, proč tolik lidí stále zápasí s časem. Pomoc je přitom relativně jednoduchá. Stačí se jen zamyslet a zaměřit se na to, co se opravdu musí zvládnout. Tento základní princip může ochránit jak vaše duševní zdraví, tak také pracovní pohodu.
Základem je chtít
Pravdou ovšem zůstává, že pustit se do plánování vlastního času je běh na dlouhou trať. „Time management je disciplína, kterou všichni považují za cennou, ale současně ji zcela ignorují. Vypadá to, že v lidské duši je ukryto něco, co se organizování času vzpírá, přestože si uvědomujeme jeho výhody,“ píše v úvodu své knihy Time management: Přetvořte svůj život a práci Brian Clegg, konzultant v oblasti kreativity. Často je totiž problematické dát přednost povinnosti před tím, co bychom sami chtěli. Z toho pak plyne většina problémů.
Zdá se tedy, že základem efektivní organizace vlastního času je disciplína. Záleží totiž jen na vás, jak budete plán, který si stanovíte, dodržovat.
Jak využít čas co nejlépe?
Při time managementu je tedy podstatné oddělit důležité od nedůležitého. Potom budete mít dostatek času na opravdu nezbytné úkoly a dokážete je dotáhnout do konce. Kromě tohoto pravidla se zkuste řídit dalšími radami, které vám výrazně ušetří čas:
- Naučte se říkat „ne“. Nemusíte vždy vyhovět všem. Důležité je zhodnotit, zda to, co po vás ostatní požadují, snese odklad. Snažte se komunikovat s lidmi kolem sebe a společně hledejte řešení.
- Při plánování času buďte ambiciózní, ale nepřetěžujte se.
- Každý večer si před usnutím na papír poznamenejte šest nejdůležitějších úkolů, které chcete příští den zvládnout. Následující den se podle tohoto seznamu řiďte.
- Učte se dělat přesné odhady času potřebného na úkol.
- Naučte se efektivněji komunikovat. Ať už jde o komunikaci přes telefon, e-maily, nebo tváří v tvář. Při řešení problému se snažte jít k jádru věci. Ušetříte tím hodně času jak sami sobě, tak svému protějšku.
- Naučte se rychleji rozhodovat. Schopnost vykonávat rozhodnutí je klíčem úspěchu. Pokud budete schopní rychlého rozhodnutí (zvláště v jednodušších situacích), budete mít více času pro důležitější věci.
- Plánujte si maximálně 60% svého času. Budete tak více flexibilní a schopní reagovat na neočekávané situace.
- Náročné úkoly si rozdělte na dílčí cíle.
Organizace vlastního času je výzva. Žádá si jisté úsilí, které je však bohatě odměněno pohodou při plnění úkolů. V oblasti Time managementu vám může pomoci odborně vedený kurz, ale ani ten z vás přes noc dokonalého organizátora času neudělá. Chtít musíte především sami.