Prokrastinace? Strategie odkládání se nevyplácí
Na pracovním stole před vámi leží složka dokumentů. Jedná se o komplikovaný, ale důležitý případ, jehož vyřešením vás pověřilo nejvyšší vedení společnosti. Termín odevzdání se již pomalu blíží. Jak dny běží, zdá se vám zvládnutí úkolu stále hůře zvládnutelné. Podobně jako před zimním výstupem na Mount Everest, shromažďujete zdroje a sbíráte síly ke zdolání vrcholu. Zdá se prvotní nakoupit nejprve zásoby jídla a oblečení, navařit či napéct jako pro regiment vojáků, zatelefonovat celému příbuzenstvu, věnovat se podřadným pracovním úkolům nebo vycídit v bytě každý kout. Pak teprve můžete začít…
Odkládání úkolů až do krajnosti pravděpodobně někdy potkalo většinu z nás. Tendence otálet s plněním úkolů či odkládat dokončování činností se nazývá prokrastinace. Jedná se o určitý obranný mechanismus, který může být spojen s obavou, že neobstojíme. Navíc okolnosti se občas sejdou tak, že se může zdát, že odložením na poslední chvíli získáme nějakou výhodu navíc. Může se stát, že stres z blížícího se termínu mobilizuje naše soustředění a výkonnost, a že úkol zvládneme perfektně a v krátkém čase. Při odkládání na poslední chvíli mohou však nastat okolnosti, které odevzdání úkolu zhatí, jako je třeba běžná viróza s horečkou či migréna. A na průšvih je zaděláno…
Co nejčastěji odkládáme
Zejména se jedná o chronické odkládání ne zrovna snadných povinností na později. Mohou to být psychicky, časově či organizačně obtížné záležitosti nebo příliš obsáhlé, nudné či jinak nepříjemné úkoly. Pokud se od nás očekává více než průměrný výkon, může nás to namísto zvýšení motivace spíše svazovat. Úkol se pak může zdát nad naše síly. Obava z toho, jak obstojíme a jak nás budou druzí hodnotit může stát na začátku liknavého přístupu k termínům odevzdání či ukončení činnosti. Zhoršovat psychický stav může situace, kdy máme vysokou odpovědnost za úspěch projektu a jsou na nás odkázáni další lidé s návaznými úkoly. Strach z neúspěchu nás může paralyzovat. Obdobnou kategorií jsou úkoly, které objektivně stojí mimo naše možnosti, jsme si toho od začátku vědomi, ale nedokázali jsme je odmítnout.
Kdo nejvíce prokrastinuje
Odkladače lze rozdělit do tří základních skupin. První jsou svědomití lidé až perfekcionisti, kteří mají pocit, že úkol nebude nikdy zcela hotov, a že není dokonale vypilovaný. Pak na něm buď pracují dlouho po termínu a cizelují detaily nebo ho vůbec nejsou schopni dokončit, protože stále není podle jejich představ. Druhou skupinou mohou být lidé, kteří mají nižší míru seberegulace, jsou orientováni na přítomnost a užívání si momentálních radostí. Dlouhodobé cíle jsou pro ně oříšek, protože termín se zdá nepředstavitelně daleko. Začnou pak většinou až na poslední chvíli a při troše štěstí po pár probděných nocí úkol odevzdají. Třetí ohroženou skupinou jsou lidé, kteří mají malé sebevědomí a nevěří, že by byli schopni úkol splnit. Malá sebedůvěra je brzdí a bojkotuje jejich snahu o vypracování úkolu a včasné odevzdání. Napříč těmito skupinami prochází velké množství studentů vysokých škol, které současný studijní systém často k prokrastinaci zavádí. Podle posledních výzkumů více prokrastinují mladší lidé, zejména v intelektuálně náročných a kreativních profesích, a osoby samostatně výdělečně činné.
Jak překonat prokrastinaci
Prokrastinaci nelze zaměňovat s neochotou, slabou vůlí či leností. Jedná se o snížení vůle a ztrátu energie či její přesměrování na jiné, v tu chvíli méně důležité činnosti. Na rozdíl od lenocha by prokrastinátor pracovat chtěl. Doprovodným příznakem chronického otálení bývá úzkost a pocit viny. Často je ochromena také schopnost rozhodovat se. Výsledné oslabení organismu pak může bránit tomu, aby člověk spolehlivě fungoval a dodržoval termíny. Prokrastinace je rizikový faktor pro duševní i tělesné zdraví. Jedná se o určitý druh návyku či závislosti. Pokud se ocitneme v kruhu prokrastinace, můžeme požádat o odbornou psychologickou pomoc nebo se pokusit překonat chronické odkládání sami. Existuje několik oblastí, na které bychom se měli zaměřit, abychom zvýšili svoji motivaci a šanci porazit prokrastinaci:
- Eliminovat při práci co nejvíce rušivých vnějších vlivů jako je hluk a přítomnost dalších osob
- Odstranit z dosahu lákadla typu časopis, kniha, televize, internet apod.
- Zapsat si podružné úkoly a další aktivity do diáře ke splnění až po termínu odevzdání hlavního úkolu
- Napsat si do diáře příslib relaxace či odměny za stihnutí a dodržení termínu
- Rozdělit a rozepsat si hlavní úkol na menší dílčí úkoly či etapy a pak postupně odškrtávat vypracované body
- Pokusit se o časové odhady, jak bude který krok dlouho trvat plus přiměřená rezerva
- Stanovit si první krok, další priority a posloupnosti dílčích úkolů a pokusit se je dodržovat
- Naučit se plánovat si práci i na krátké časové úseky a ukrajovat i z dílčího úkolu po částech
- Naplánovat si práci na úkolu jako první položku dne, dříve než otevřeme email atd.
- Uvědomit si důvod, proč úkol vykonávat – co to přinese osobně, ostatním, společnosti
- Pokusit se přijmout zdravou míru zodpovědnosti za včasné odevzdání úkolu
- Udělat úkol, tak nejlépe, jak v daném časovém období a okolních podmínkách můžete, a netrápit se tím, že jindy byste to udělali lépe
- Pochválit se za každý dílčí pokrok a úspěch a odměnit se aspoň maličkostí pro radost
- Při pochybnostech o tom, zda dokážeme úkol zvládnout, je osvědčené zrekapitulovat si svoje dosavadní životní úspěchy a povzbudit svoji sebedůvěru. Případně si vzpomenout, kolik různých lidí už podobné úkoly muselo řešit a nakonec to všichni zvládli
- Neobávat se říci ne, pokud je úkol objektivně zcela nad naše možnosti. Lze to udělat (se správnou argumentací a neodkladně) i po přijetí úkolu, seznámení se s podrobnostmi zadání a na základě racionálního zvážení svých možností
Co můžeš udělat dnes, udělej hned
Nejdůležitější se jeví pravidlo stanovit si první krok a začít hned, třeba po kratších časových úsecích. Nevalit před sebou celou zakázku či úkol jako onen pověstný brouk svoji kuličku. Jak z biologie víme, časem se na kuličku nabaluje více a více hmoty, až se stane mnohonásobně větší než samotný brouk. Nenechme se zavalit velikostí a ukrajujme z úkolu po částech a ve stanoveném časovém rozvrhu. Na poslední chvíli často vznikají zbytečné chyby ze spěchu, kterých by se jejich tvůrci vyvarovali, kdyby si lépe rozvrhli čas na realizaci úkolu. Pokud prokrastinujeme v pracovní sféře, jedná se o jednodušší situaci než když otálíme v práci i v soukromí. Když se nám nedostává energie i na běžné životní záležitosti a máme problém se rozhodovat i v jednoduchých situacích, je lepší obrátit se na odborníka. Mohlo by se jednat spíše o depresi. Včasná léčba účinněji pomáhá a i zde platí, že otálet se nevyplácí.
Ing. Sabina Morawitzová