Umíte si dobře rozplánovat svůj čas na práci?
Stává se Vám, že nestíháte, co jste si původně mysleli, že bez problémů zvládnete? Máte pocit, že Vám šéf dává moc práce a málo času? Nemusí být problém v objemu práce, který máte zvládnout nebo v šéfově představě o Vašem pracovním nasazení. Možná si prostě jen neumíte správně zorganizovat svůj čas.
Říkáte si, že by na tom mohlo něco být? Pak s tím rychle něco udělejte, protože jestli Váš šéf vycítí, že v práci marníte čas hloupostmi, nebude se mu to líbit. Může to považovat za nízkou motivaci k práci nebo za neloajálnost k firmě a začne zvažovat, zda Vás opravdu potřebuje. Aby se tak nestalo, vyzkoušejte pár triků, které by Vám měly s organizací pracovního času pomoci.
Kde začít?
Začněte třeba tím, že budete do práce chodit o deset minut dříve než jste byli zvyklí. Ranní kávu si tak stihnete uvařit ještě před začátkem pracovní doby a na chodbě Vás nikdo nebude zdržovat svými dojmy ze včerejšího televizního vysílání.
Máte-li zadanou práci na měsíc dopředu, vytvořte si vlastní plán jednotlivých úkolů s přesnými termíny, které se snažte dodržet. Plán si názorně namalujte a nechte jej na viditelném místě nebo si ho alespoň zaznamenejte do kalendáře na stole. Díky tomu, že dennodenně uvidíte, kolik práce máte ještě před sebou, nebudete ztrácet čas s nepodstatnými záležitostmi. Bude-li mít tento rozvrh na očích i Váš šéf, může lépe zvážit, zda Vám má přidávat práci navíc.
Každý den nový seznam
Každé ráno si stanovte rozumný seznam úkolů, který chcete za den zvládnout a určete jejich priority. Nejsložitější a časově nejnáročnější úkoly vypracujte vždy jako první. Jednak je určitě stihnete a jednak se Vám uleví, že máte nejhorší za sebou. Ideální je dodržovat také určitý denní harmonogram prací – např. první hodinu v práci začínáte vyřízením korespondence a telefonátů a zbytek dopoledne se pak věnujete úkolu s nejvyšší prioritou. Následuje oběd, dokončení rozpracovaného úkolu a až poté přichází na řadu úkoly s nižší prioritou.
Dbejte však také na pravidelné přestávky. Ty by se měly opakovat nejdříve po hodině a trvat maximálně deset minut. Snažte se při nich opravdu vypnout. Dojděte například pozdravit kolegyni či si uvařit čaj.
Vždy pracujte jen na jednom úkolu. Další povinnosti, které z něj při práci vyplynou se nesnažte řešit hned. Všechny si ale okamžitě zapište do svého plánu, ať na žádnou nezapomenete. Práci se snažte si co nejvíce zjednodušit, ne však na úkor její kvality. Vytvořte si šablony pro dokumenty, které denně potřebujete a vzory řešení konkrétních úkolů. Pokud máte problém se naučit ovládat nové technologie, vězte, že je užitečnější strávit dvě hodiny nad návodem, než se nikdy nenaučit například vytvořit tabulku.
Nenechají Vás pracovat?
Je také možné, že Váš dlouhodobý i každodenní harmonogram nabourává Váš nadřízený nebo spolupracovníci. Proti tomu se ale musíte umět bránit. Šéfovi důkladně vysvětlete, kolik máte práce a který úkol má podle Vás nejvyšší prioritu. Důležité při tom je zachovat klid, cílem přeci je se domluvit, ne se pohádat. Snažte se proto vystupovat příjemně a dejte najevo ochotu připustit i jeho názory.
Přijde-li za Vámi kolega jen tak si poklábosit na déle než deset minut, prostě mu řekněte, že máte moc práce, měl by to pochopit.
Práce navíc by neměla být běžnou praxí
Nenechte se přemluvit k zaskakování za kolegyni, i když to má být „jenom na minutku“. Ztrácíte tím čas a rozptylujete svou pozornost. Důležitá jsou v tomto kontextu jasně stanovená pravidla v pracovním kolektivu. Je úkolem Vašeho nadřízeného, aby jasně vymezil, kdo bude co dělat. Vy potom musíte s kolegy spolupracovat jako tým, protože vaše práce na sebe navazuje.
Nebojte se jich zeptat na radu – dělají podobnou práci jako vy a možná už se se stejným problémem někdy setkali. Vy tak posílíte vzájemnou důvěru mezi kolegy a ušetříte mnoho času, jinak stráveného s hledáním řešení problému.
Vyžeňte si také z hlavy pocit vlastní nepostradatelnosti. Neberte si úkoly, jen proto, že si myslíte, že je nevyřeší nikdo jiný tak dobře jako Vy – vůbec si s tím nelámejte hlavu a hodnocení provedené práce nechte na zaměstnavateli.
Ovládat svůj čas je tedy v podstatě jednoduché. Musíte se jen naučit jistému druhu sebeovládání a zlepšit komunikaci se svým nadřízeným i s kolegy.