Zakázaná slova ve firemní komunikaci

Vydáno 9.listopad 2015 v 13:55, redakce

Komunikace funguje jako obousměrné předávání informací. Nejedná se jen
o obsahovou stránku, ale ve většině případů se úspěch komunikace odvíjí od způsobu a formy sdělení. V profesní sféře se osvědčuje vyladit tento pracovní nástroj do pozitivních tónů. Způsob komunikace totiž úzce souvisí se vztahy a atmosférou na pracovišti, motivací a tedy i pracovním výkonem. Jak lze vylepšit firemní komunikační styl?

Fotolia_80941278_XSZkuste si někdy spočítat, kolikrát za den řeknete slovo NE v nejrůznějších tvarech a souvislostech. Vzpomeňte si, s jakou frekvencí negativně hodnotíte slova a činy svých kolegů či podřízených. A jak často pochválíte nebo slovně či gesty povzbudíte své okolí?

Slova na indexu

Existují věty, které jako kdyby patřily k českému lidovému folkloru. „Je to problém.“, „To nepůjde.“, „Děláte to špatně.“, „To není pravda.“ „Říkáš nesmysly.“, „Na to už je pozdě.“. „Nemám čas.“, „Nekoukej a dělej.“, „Proč to neuděláš lépe?“. Tyto příklady patří mezi výroky, které zvyšují napětí ve vztazích, vyvolávají negativní emoce, snižují lidskou důstojnost a blokují tok komunikace. Fungují jako bariéry v komunikaci. V repertoáru slovních výrazů by se neměly vyskytovat v žádné oblasti lidského konání.

Zaměňte NE za ANO

Jak často NEodpovídáme na NEčekané otázky, NEposkytujeme kolegům potřebné informace, NEgujeme jejich snahu o spolupráci a dorozumění a NEpochválíme jejich výsledky či aspoň snahu. Cestou z pasti NE je neutralizace či pravý opak tohoto slova. Negativní náboj dále zvyšují slova svým obsahem vzbuzující emoce (NEbojte se, NEstresujte. NEštěstí). V mysli pak uvízne zejména slovo NE a pak emotivní vyznění slovesa, což vede ke zvýšení míry stresu.

Při troše soustředění lze NE-výroky přeměnit na neutrální či dokonce pozitivní slovní obraty. Odborníci doporučují použít opačné či slabší významy negativních slov (Štěstí, Klid, Síla nebo Situace či Okolnost místo Problém a Dostatek namísto Hodně nebo Málo). Zkuste upřednostnit místo výroků „Nedělejte to tak.“ třeba „Udělejte to jinak.“ nebo „Postupoval/a bych jinak.“. A místo „To není pravda.“ říct třeba „Vidíme to každý jinak.“

Otevřené otázky

Další zabiják komunikace je pokládání tzv. uzavřených otázek, na které lze odpovědět jen ano, ne či nevím nebo jednoslovně. Dialog či diskusi rozvíjejí otázky otevřené, které v odpovědi vyvolávají přirozené vyjádření názoru. Klíčové je používání zájmen Jak, Co, Kdo, Kdy, Kde a Čím. Opatrně s otázkami začínajícími na Proč – mohou působit konfrontačně či uvést protějšek do stresu. Lépe je ptát „Z jakého důvodu..?“ nebo „Co vás k tomu přivedlo?“ a podobně.

Účinná technika aktivního naslouchání je také občasné shrnutí situace s dovětkem, jestli to takto správně chápete a s poskytnutím času pro případné vysvětlení.

Naslouchání druhým

Dát protějšku dostatečný prostor k slovnímu projevu je další nezbytnou součástí fungující komunikace. Umění naslouchat neznamená jen poslouchat či slyšet druhého, ale povzbuzovat ho, aby vyjádřil vše, co k danému tématu říct potřebuje. Součástí je i vyjádření respektu k tomu, že každý člověk prožívá a vnímá situace jinak. Může být inspirativní poslechnout si náměty člověka rozdílně smýšlejícího či s jinou životní a pracovní zkušeností.

Existují různé techniky aktivního naslouchání, které usnadňují komunikaci a umožňují pohlédnout na věc očima toho druhého. Je třeba zdržet se jakéhokoliv moralizování či hodnocení toho, co a jak protějšek sděluje. Na druhou stranu komunikaci pomáhá ocenit úsilí a snahu věci řešit a vyjádřit respekt k tomu, že každý prožíváme události svým jedinečným způsobem.

Nalít si čistého vína

Ani diplomaticky volená slova nezajistí kvalitní a fungující komunikaci, pokud nejsou pravdivá. Manipulace, lži a plané sliby zničí i dlouho budovaný vztah. Pravda by však neměla být podána zraňujícím způsobem. Nabízí se otázka, jak tedy sdělit kritiku, aniž bychom druhého člověka nepoškodili. Lze ji přeformulovat třeba jako potřebu toho, aby věci správně fungovaly.

Dalším ohrožením otevřené komunikace je přetvářka. Její životnost není dlouhá, při emočně vypjatějších situacích se pravá tvář každého člověka nakonec ukáže. Ukazuje se nezbytnost toho, být ve svých projevech přirozený. Kromě pravdivosti a autenticity se v komunikaci cení přiměřenost reakcí a přiléhavost slov k dané situaci.

Manipulace versus asertivita

Každý z nás se pravděpodobně setkal s některou z forem manipulativního jednání. Je to široká paleta chování, které sleduje skrytý cíl. Dostává nás do situace, ze které není snadné uniknout. Manipulátorům nejde o spolupráci, ale o získání převahy nad protějškem. Časté je získání kontroly nad druhými prostřednictvím vyvolávání pocitu viny, lítosti a strachu. Manipulace používá emoce jako zbraň. Obranou může být asertivní sebeprosazení, kdy přebíráme zodpovědnost za to, co řekneme i za to, co přijímáme v komunikaci od druhého.

Asertivita je aktivní, rovnocenný a přímý způsob komunikace. Vyjadřování je věcné, přiznání vlastní chyby či omylu je běžné. Striktně se dbá na to, aby se nikdo nepovyšoval ani neponižoval. Přednostně vyjadřuje pozitivní věci, pokud musí kritizovat, zachovává lidskou důstojnost a zaměřuje se jen na projevy chování, které zaslouží změnu. Na prvním místě stojí spolupráce. Asertivita disponuje několika účinnými technikami, které fungují jako obrana proti manipulaci.

Další tipy pro úspěšnou komunikaci

  • Pro pozitivní komunikaci odborníci doporučují události spíše popisovat než hodnotit.
  • Vyjadřujte se konkrétně namísto neurčitých výrazů Něco, Nějak, Někdo, nebo Někteří.
  • Používejte aktivní jazyk, například slovesa namísto podstatných jmen (rozhodnutí, pověření).
  • Vyhněte se pasivním obratům jako Kdyby a „Mělo by se.“ a mluvte přímo „Můžete udělat?“.
  • Vynechte povýšené a zobecňující formulace typu „Všichni jistě znají…“ nebo „Každý ví…“.

Pár slov na závěr…

Slovní komunikace umožňuje okamžitou a bezprostřední zpětnou vazbu. Je unikátní v tom, že vyřčené slovo již nelze vzít zpět. Volba vhodného komunikačního stylu je klíčová pro uspokojivou výměnu názorů a informací pro obě strany. V každé situaci je prospěšné naslouchání protějšku s respektem.

Pozitivní, diplomatická a pravdivá komunikace rozvíjí lidské vztahy a vede i k osobnímu rozvoji a kultivaci osobnosti. Veškeré investice a energie věnovaná zlepšení komunikace na pracovišti přináší zisky v podobě dobrých vztahů a fungující spolupráce mezi zaměstnanci. V oblasti prosperity společnosti se projeví i ve vytváření vztahů k zákazníkům a v jejich spokojenosti.

Ing. Sabina Morawitzová

Sdílet/Uložit

Kategorie: Osobnostní rozvoj, Pro firmy, Pro zaměstnance

Štítky: ,

Pokud se Vám článek líbil, začněte odebírat RSS kanál poradny Kariéry.

Přidejte komentář

   (pro gravatary, nebude zveřejněn)


Práce | Brigády | Moje.kariéra | Poradna | Spolupráce | O nás | Kontakt | Zaměstnavatelé

Obchodní podmínky | Ochrana osobních údajů

©2017 Portál práce KARIERA.CZ s.r.o.