Emaily: Jak získat odpověď, kterou potřebujete
Jistě to znáte. Denně vám přijdou až desítky emailů a vy máte co dělat, abyste na všechny odpověděli. Na některé emaily se odpovídá snáze, jindy vám odpověď trvá déle. Čím je to způsobeno? Především strukturou emailu. Naučte se psát emaily a klást otázky tak, abyste dostali odpověď, kterou potřebujete, a to v co nejkratší době.
Prohledejte web
Dříve, než se vůbec na někoho s dotazem obrátíte, zjistěte, zda není ve vašich silách nalézt odpověď sám. Prohledejte web, zeptejte se googlu. Přestože se vám nepodaří nalézt požadovanou odpověď, nebyl to zbytečně vynaložený čas. Alespoň jste lépe porozuměli problematice.
Žádné "liebesbriefy"![maily](/poradna/img/2009/01/mai
Žádné "liebesbriefy"
V emailu nemusíte uvést naprosto všechny informace týkající se problému. Snažte se vybrat to nejpodstatnější. Dlouhé emaily lidi děsí a často je odkládají na neurčito. Váš problém by se měl vejít do pěti vět. V emailu odpovězte na následující otázky:
- Kdo jste?
- Co potřebujete?
- Proč to potřebujete?
- Kdy to potřebujete?
Zbytek už není tolik důležitý. Pokud máte pocit, že by adresát skutečně potřeboval další informace, do emailu přidejte větu, že na požádání další informace rádi zašlete.
Nebuďte vágní
Nechoďte okolo horké kaše a nezamotejte se do slovní omáčky. Potřebujete uchopit podstatu. Neptejte se příliš rozsáhlými otázkami, nebo otázkami, na které vám nikdo nedokáže odpovědět. Sesumírujte problematiku do jednoduchých vět.
Přiléhavý předmět
Použijte konkrétní předmět, který bude shrnovat celý váš email. Při jeho vymýšlení postupujte následovně:
- Předmět napište teprve poté, co napíšete text emailu (nebo alespoň jeho nejdůležitější část)
- Shrňte podstatu emailu (Např. „Zpětná vazba ze školení v Praze, 23. 1. 2009“)
- Dotkněte se toho, co je obsahem mailu
- Buďte přesní a struční
- Do předmětu žádné pozdravy!
- Měňte předmět vždy, když se změní obsah emailu
Koho se ptáte
Není důležité pouze to, na co se ptáte, ale také koho se ptáte. Zamyslete se nad tím, kdo vám může dát kvalifikovanou odpověď. Něco jiného vám napíše majitel firmy a něco jiného vedoucí personálního oddělení.
Stále se vám nedostává odpovědí, které potřebujete? A přitom jste udělali vše, co jsme vám poradili? Nezoufejte, nemusí se jednat o chybu na vaší straně. Některé lidi prostě nedonutíte mluvit k věci ani párem volů. V takových případech pomůže jedině obrnit se trpělivostí.