Zásady psaní e-mailu: zdvořile, stručně a výstižně

Vydáno 27.květen 2014 v 20:17, redakce, 1 komentář

E-mail je jeden z nejčastěji používaných moderních způsobů komunikace. Práce s e-mailovou poštou tvoří běžnou součást dne většiny z nás. „Mejlování“ je jednoduché a rychlé, šetříme čas, peníze za poštovné i „naše lesy“.

e-mailDíky chytrým telefonům a tabletům jsme online prakticky kdekoli a ke korespondenci můžeme využít i čas strávený v čekárně u lékaře či v dopravním prostředku. Na co bychom měli vždy pamatovat?

Pracovní i soukromé dopisy dnes s oblibou řešíme elektronickou formou. Často zapomínáme ve shonu běžného dne za některé prvky, které činí e-mailovou komunikaci zdvořilou a stravitelnou pro příjemce. Pokud si osvojíme pravidla, jak srozumitelně psát a strukturovat elektronické zprávy, ušetříme čas a energii příjemcům i sami sobě. Nemusíme pak dodatečně vysvětlovat kontext zprávy, jak jsme text mínili, čeho se přesně týká, v jaké věci či souvislosti vznikl.

Jaké jsou hlavní zásady účinné a zdvořilé e-korespondence?

  • Vždy vyplňujte kolonku Předmět. Název by měl vystihovat hlavní sdělení. Obě strany pak snáze korespondenci dohledají v seznamu pošty i po delším čase.
  • Ve zprávě vždy používejte oslovení! Nezapomínejte příjmení příjemce skloňovat. Oslovení „pane Liška“ se považuje za neomalenost.
  • Za zdvořilejší platí Vážený pane Liško než Dobrý den, pane Liško. Nezapomínejte pozdrav a oslovení oddělovat čárkou.
  • Pište informace do těla e-mailu stručně a věcně, oddělujte text přehledně do odstavců. Hlavní informace shrňte ve dvou úvodních větách.
  • Vyhněte se sáhodlouhým e-mailům. Více témat či úkolů raději rozdělte do víc e-mailů s výstižným pojmenováním předmětu.
  • Na došlý e-mail reagujte nejpozději do týdne, nejlépe do tří dnů, a to způsobem Odpovědět než použitím funkce Nová zpráva.
  • Vždy komunikujte s chladnou hlavou. Pokud ve vás bouří emoce, vypište se, ale e-mail neodesílejte a uložte do konceptů. Poté, co se uklidníte, text před odesláním přeformulujte do neutrální a zdvořilé formy.
  • Pečlivě po sobě text přečtěte, zamyslete se nad tím, zda formulace nepůsobí dvojmyslně či ironicky.
  • Nezapomínejte používat slova prosím a děkuji, na konci se loučíte s pozdravem a uvedením celého jména.
  • V oficiální, úřední či profesní korespondenci je běžné a zdvořilé používat před či za jménem akademické tituly.
  • Zkontrolujte vždy po sobě pravopis! Použití funkce Automatická kontrola pravopisu nestačí.
  • Šetřete si emotikony neboli smajlíky pro blízké spolupracovníky, přátele a rodinu.
  • Používejte snadno čitelný font písma a dostatečnou velikost písmen, nejlépe deset nebo dvanáct.
  • V případě zaslání přílohy se vyplatí jako prevence zapomenutí napřed vložit přílohu a pak teprve psát zprávu.
  • V textu je třeba zmínit, jaké dokumenty v příloze posíláte. Pokud dáváte do kopie další osoby, je zdvořilé to hlavnímu příjemci ve zprávě sdělit.
  • Pokud dáváte do přílohy soubory větší než 1 MB, tak je buď zazipujte nebo uložte do některé z internetových úschoven.
  • Označení priority či vysoké důležitosti zprávy využívejte pouze v nejnaléhavějších případech.
  • Posílejte hromadné zprávy jen v nutném případě. Adresy více příjemců lze zveřejnit pouze v rámci vnitrofiremní komunikace či skupiny blízkých přátel. Při zasílání široké skupině příjemců, kteří se vzájemně neznají, je slušné adresy skrýt.

Pozor na SPAM!

Když ráno otevřete svoji e-mailovou schránku, virtuálně se na vás vysype množství nejrůznější korespondence. Mezi běžnou poštou nacházíte i obchodní nabídky, reklamní sdělení a donekonečna kolující vtipy a videa od bývalých kolegů či známých. Obecně spamem rozumíme nevyžádanou poštu, která může být obtěžující, ale i nebezpečná z důvodu zavirování počítače. Je to jedno z nejčastějších rizik elektronické komunikace.

Lze se této informační invazi, zahlcující vaši poštovní schránku i mysl, bránit? Nejběžnější formou je softwarová ochrana, která více či méně úspěšně odfiltruje spamy ze schránky pro doručenou poštu. Nelegálním spamům, ke kterým jste nedali písemný souhlas, je možné se bránit i soudní cestou.

Sečteno, podtrženo…

E-mail je jednoduchou a rychlou cestou obchodního či osobního sdělení. Jejich vyřizováním často trávíme hodiny týdně. Vyplatí se proto psát zprávy i odpovídat uvážlivě, operativní záležitosti řešit či vysvětlit telefonicky, citlivé věci probírat spíše osobně. Pokud se podaří dodržet všechna pravidla slušné a věcné komunikace, je e-mail dobrým pomocníkem.

Ing. Sabina Morawitzová

Kategorie: Pro firmy, Pro studenty a absolventy, Pro zaměstnance

Štítky: ,

Pokud se Vám článek líbil, začněte odebírat RSS kanál poradny Kariéry.

Komentáře ke článku “Zásady psaní e-mailu: zdvořile, stručně a výstižně”

  1. Martina Cowarts napsal:

    A to nejdůležitější, nezapomeňte se pod váš email také podepsat, celým jménem, příjmením a také uvést celou poštovní adresu.

    Martina Cowarts

Přidejte komentář

   (pro gravatary, nebude zveřejněn)


Práce | Brigády | Moje.kariéra | Poradna | Spolupráce | O nás | Kontakt | Zaměstnavatelé

Obchodní podmínky | Ochrana osobních údajů

©2017 KARIERA.CZ s.r.o.