Emailový bonton: deset nejdůležitějších tipů
Dovednost správně sestavit email se stala naprostou nutností, stejně jako potřeba dodržovat pravidla slušného chování kdekoliv ve společnosti. Přinášíme Vám praktické desatero, které Vám pomůže nebýt "emailovým slonem v porcelánu".
Předmět zprávy
Nikdy neposílejte email bez předmětu. Předmět zprávy by měl být co nejvíce k věci a napište jej tak, aby se email dal i snadno dohledat. Například když přeposíláte vstupenky na koncert, dejte do předmětu "Vstupenky koncert Rolling Stones Praha" (ne pouze "vstupenky"). Když se budete chtít na něco zeptat, nepište jako předmět zprávy "Dotaz", ale konkrétní věc, na kterou se ptáte - např. "Madrid - čas odletu a příletu", "Oprava sušičky AZ234 - čerpadlo", "Schůzka pondělí 1.10. - nové vzory smluv" atd. Emaily bez předmětu bohužel často končí bez přečtení v koši.
Oslovení - struktura - rozloučení
Pokud oslovujete v rámci firemní komunikace, je dobré klást důraz na zdvořilost (Vážený pane Y, Vážená paní X). Mnohem méně formální je oslovení "Dobrý den, pane Y". Za oslovením nechejte řádek volný, pak teprve začněte s obsahem zprávy. Vyjadřujte se stručně, k věci, nepište sáhodlouhé pasáže. Za textem zprávy opět nechejte volný řádek a napište rozloučení (S přáním hezkého dne, S pozdravem, S přátelským pozdravem). Jméno připojte opět na nový řádek a pokud není email určený příteli nebo rodině, nepoužívejte žádné zdrobněliny. Ani samotná emailová adresa by neměla mít styl anickahrusticka@, megabublina@, kozaroza@ atd.). Fonty a velikost písma - nepoužívejte milion druhů písma a jeho velikostí, méně je více. Rovněž šetřete s emotikony, několikanásobnými vykřičníky !!!!! a otazníky ?????.
Gramatika a překlepy
Dobře si po sobě email přečtěte a odstraňte všechny gramatické chyby (můžete použít automatickou kontrolu pravopisu). Nejméně dvakrát text zkontrolujte, abyste odhalili všechny nedostatky. Odfláknutý, nezaformátovaný email plný chyb odradí na první pohled.
Udržujte obsah emailu korektní
Nepište nic v afektu, s nevybíravými výrazy, zkrátka cokoliv, co by Vás mohlo druhý den mrzet. V emailu je všechno tzv. černé na bílém a nejde to vzít zpět. Pokud plánujete odeslat email, který je k někomu kritický, vždy si to nechejte před odesláním rozležet v hlavě. Ráno moudřejší večera zde platí vrchovatě.
Odkažte, na základě čeho se ozýváte
Např. reaguji na inzerát Kuchař v 4* hotelu v Praze vystavený na kariera.cz , na základě předchozího telefonického rozhovoru prosím o ..., na Vašich webových stránkách jsem nalezl informaci ... a rád bych se zeptal, zda ...
Nemažte ze zprávy historii komunikace
Pokud nejde o novou konverzaci, nemažte historii komunikace a neodpovídejte zcela novou zprávou. Pro adresáta pak může být těžké se dopátrat, co Vám minule napsal.
Informujte o připojených souborech
Připojte například větu typu - v příloze přikládám seznam nábytku k prodeji a aktuální fotografie bytu k pronájmu, v příloze naleznete vzor darovací smlouvy a formulář pro udělení plné moci. Bez upozornění na přiložené soubory by adresát mohl přílohy přehlédnout. Přílohy vhodně pojmenujte a dbejte, aby neměly skryté přípony.
Na emaily odpovídejte do 48 hodin
Zejména na firemní emailovou korespondenci je potřeba reagovat nejpozději do 48 hodin. Pokud jedete na dovolenou, nastavte si tzv. automatickou odpověď (autoresponder), kde odesílatele informujte, že právě čerpáte dovolenou a uveďte, na koho se může v případě nutnosti obrátit. Dále uveďte, kdy se vracíte a připojte ubezpečení, že se po návratu ozvete. A to pak samozřejmě dodržte.
Kopie zprávy
Do kopie zprávy dávejte pouze osoby, u kterých je to nezbytně nutné. Dát jen tak mimochodem do kopie deset osob, kterých se zpráva netýká, je považováno za nezdvořilé.
Hromadné emaily
Pokud rozesíláte například pozvánku na večírek, nikdy nedávejte emailové adresy všech adresátů do kopie. Když do kopie, tak jedině skryté (Bcc). Je to důležité z toho důvodu, že ne každý si přeje svou emailovou adresu zveřejnit (stejně jako číslo telefonu).