Psaní obchodního dopisu: základní pravidla v kostce

Vydáno 17.listopad 2014 v 16:04, redakce

Existuje i v současnosti dost oborů, kde je stále zvykem i potřebou používat písemnou podobu korespondence. Může se jednat o úřední, pracovní či obchodní dopisy tištěné na papíře. Jaká pravidla platí při jejich psaní?dopis

Písemné dokumenty určitým způsobem reprezentují firmu, její profesionalitu, kulturu a celkovou úroveň. Některé společnosti mají vypracované podrobné manuály a směrnice i pro písemnou korespondenci. Platí však několik základních pravidel, jejichž dodržení z dopisů dělá propagační a marketingové nástroje. Pojďme se na ně podívat krok za krokem.

Dodržujte osnovu dopisu

Písemný dokument by měl mít kostru, která ponese uvedená sdělení přehledně a logicky uspořádaná. Základní části dopisu jsou:

  1. Úvod – Na počátku stojí záhlaví s důležitými údaji, jako je datum a místo odeslání, identifikace adresáta, případně informace o spisové značce, instituci a pověřené osobě.
  2. Na pomezí záhlaví a těla dopisu je oslovení, které je důležitým zahájením textu, a je třeba ho zacílit co nejkonkrétněji. Zdvořilejší je oslovovat 5. pádem Vážený pane/paní a nejlépe připojit titul či příjmení osloveného člověka. Pokud píšeme na instituci, kde neznáme konkrétního adresáta, oslovujeme Vážení. Zahájení dopisu pozdravem Dobrý den se používá v méně formální komunikaci. Pokud použijeme, píšeme vždy mezi pozdrav a oslovení čárku např. Dobrý den, pane Nováku. Oslovení je zakončeno čárkou, takže následující věta textu začíná malým písmenem.
  3. Tělo dopisu – obsahuje hlavní sdělení vyjadřující důvod napsání dopisu. Zdůrazňujeme ho tučným písmem a neuvádíme již v záhlaví kolonku Věc. Sdělení stručně a srozumitelně popisuje předmět či situaci, kterou chce odesílatel řešit. V případě obchodní nabídky může být výhodou zahájit nějakou neotřelou či údernou formulací, která upoutá pozornost. Jádrem obchodního dopisu jsou pak výhody předložené nabídky či důsledky popisované situace. Neměla by chybět ani logická argumentace pro uvedené důvody.
  4. Závěr – zakončení dopisu má význam pro celkový dojem z napsaného textu. Optimistické ladění je výhodou. Závěr obsahuje shrnutí předmětu, tedy žádosti, návrhu či nabídky. Zdvořilé rozloučení je tečkou, níže jsou uvedeny kontaktní a identifikační údaje odesílatele. V případě použití razítka ho umísťujeme pod pozdrav, pod něj vlastoruční podpis a až pod něj natištěné jméno a příjmení pověřené osoby odesílatele. Upozornění na přílohy, pokud je třeba, se uvádí tučně pod poslední řádek textu. Rozdělovník neboli informace, že kopie dopisu posíláte ještě jiným adresátům, se uvádí až pod upozornění na přílohy.

Na co si dát pozor?

  • Perfektní gramatika a pravopis jsou samozřejmostí
  • Nezapomeňte u delších textů číslovat stránky arabskými číslicemi
  • Formulace používejte jednoduché, civilní, srozumitelné a zdvořilé
  • Žádná rozvětvená souvětí, zprofanované fráze ani mrtvé knižní výrazy
  • Pozor na jednolité, nepřehledné a dlouhé texty
  • Text strukturujte do odstavců dle myšlenek či témat
  • Nezahlcujte podružnými informacemi a výstižně formulujte
  • Vyhněte se přehánění, nadhodnocování sebe a pomlouvání konkurence
  • Buďte zdravě průbojní, ale ne vlezlí či autoritativní
  • Nebuďte nudní ani přespříliš odborní
  • Zachovejte jednotný styl a grafickou úpravu

Odeslání dopisu adresátovi je nevratným krokem. Měli bychom vždy obsah a podobu každé písemnosti pečlivě promyslet. Písemná korespondence je nejen obrázkem podepsaného autora textu, ale i vizitkou celé instituce a její firemní kultury.

Ing. Sabina Morawitzová

 

Kategorie: Pro firmy, Pro zaměstnance

Štítky:

Pokud se Vám článek líbil, začněte odebírat RSS kanál poradny Kariéry.

Přidejte komentář

   (pro gravatary, nebude zveřejněn)


Práce | Brigády | Moje.kariéra | Poradna | Spolupráce | O nás | Kontakt | Zaměstnavatelé

Obchodní podmínky | Ochrana osobních údajů

©2017 KARIERA.CZ s.r.o.